งานต้องพึ่งพาข้อมูลหรือผลลัพธ์จากหน่วยงานอื่นที่ไม่สามารถควบคุมได้
การทำงานที่ต้องพึ่งพาข้อมูลจากหน่วยงานอื่นเป็นสถานการณ์ที่พบได้บ่อย โดยเฉพาะในองค์กรขนาดกลางและใหญ่ แม้งานของเราจะพร้อมดำเนินการ แต่กลับต้อง “รอข้อมูลจากอีกฝ่าย” ซึ่งเราไม่มีอำนาจควบคุมหรือกำหนดกรอบเวลาได้อย่างชัดเจน สิ่งนี้ทำให้เกิดความล่าช้า ความกังวล และบางครั้งอาจกลายเป็นความตึงเครียดระหว่างทีม
แม้ตั้งใจทำให้ดี แต่ก็เหมือนติดอยู่ตรง “ข้อจำกัดที่ควบคุมไม่ได้”
ตัวอย่างปัญหาที่พบบ่อย:
- รอข้อมูลหรือไฟล์จากหน่วยงานภายนอกที่ไม่ตอบกลับตามกำหนด
- ต้องพึ่งพาระบบหรือผลลัพธ์ที่ถูกดำเนินการโดยฝ่ายอื่น แต่ไม่มี visibility
- ต้องทำงาน “เผื่อ” ความล่าช้าเสมอ เพราะไม่มีความแน่นอน
- หากเร่งเร้าเกินไป ก็อาจกระทบความสัมพันธ์ข้ามทีม
เมื่อสิ่งที่เรารอไม่มีท่าทีมา ความรู้สึกเหนื่อยใจมักตามมาเสมอ
ผลกระทบจากปัญหานี้อาจได้แก่:
- งานของเราล่าช้า ทั้งที่ส่วนของเราพร้อมดำเนินการ
- รู้สึกกังวลและหมดพลัง เพราะไม่รู้ว่าจะรอถึงเมื่อไหร่
- เกิดความรู้สึกไม่ยุติธรรมหรือไม่แฟร์ในการประเมินผลงาน
- ความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายอาจตึงเครียด หากไม่มีการสื่อสารอย่างมืออาชีพ
แนวทางรับมือ: วางแผนเผื่อ รู้จัก Follow Up อย่างมีชั้นเชิง
แม้เราอาจควบคุมอีกฝ่ายไม่ได้ แต่เราสามารถ “ออกแบบการทำงานของเราเอง” ให้ลดผลกระทบลงได้:
- เผื่อ Buffer Time สำหรับงานที่ต้องพึ่งพาผู้อื่น โดยไม่วางแผนแบบ “เป๊ะเกินไป”
- ติดตามความคืบหน้าแบบมีมารยาท เช่น ตั้ง Reminder พร้อมแนบบริบทว่า “ข้อมูลชิ้นนี้มีผลกับงานอะไร”
- ใช้ช่องทางสื่อสารที่เหมาะสมกับบริบท เช่น ไม่ใช้แค่แชต แต่ส่งอีเมลที่มีบันทึกชัดเจนด้วย
- หากเกิดซ้ำหลายครั้ง ควรรวบรวมหลักฐานเพื่อเสนอให้มีการปรับระบบหรือ SLA (Service Level Agreement) ระหว่างทีม
ความต่อเนื่องในการติดตามอย่างมืออาชีพ จะช่วยลดปัญหางานสะดุด และทำให้เราได้รับความร่วมมือมากขึ้นในระยะยาว
คุณไม่ต้องแบกรับทุกอย่างไว้คนเดียว แม้จะไม่มีอำนาจเต็ม
การรู้จักออกแบบขอบเขตของงานและบริหารการพึ่งพาอย่างชัดเจน จะทำให้คุณรู้สึกมั่นคงขึ้น แม้ต้องทำงานท่ามกลางสิ่งที่ไม่สามารถควบคุมได้ทั้งหมด
หากคุณกำลังรู้สึกว่า งานของคุณต้องพึ่งพาอย่างไม่มีหลักประกัน ลองเริ่มจากการจัดระบบงานของตนเองให้ยืดหยุ่น แล้วใช้การสื่อสารอย่างมืออาชีพในการติดตาม เพื่อสร้างความเชื่อมโยงระหว่างทีมอย่างมีพลัง