ศิลปะการสื่อสาร: พูดอย่างไรให้เคารพ มั่นใจ และเป็นตัวของตัวเอง
ในช่วงทดลองงาน การสื่อสารคือกุญแจสำคัญที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์ ความเข้าใจในงาน และความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน การสื่อสารที่ดีควรสะท้อนความเคารพในทีม ความมั่นใจในตัวเอง และความเป็นธรรมชาติที่ไม่แข็งหรือดูเสแสร้งจนเกินไป
เข้าใจพื้นฐานของการสื่อสารแบบมืออาชีพ
- ชัดเจน: พูดหรือเขียนให้ตรงประเด็น โดยไม่วกวน
- เคารพ: ใช้น้ำเสียงและถ้อยคำที่สุภาพโดยไม่เกรงใจจนเกินพอดี
- ตรงเวลา: สื่อสารในเวลาที่เหมาะสม เช่น ไม่ส่งข้อความงานตอนดึกหรือวันหยุด
- ฟังให้เป็น: การรับฟังอย่างตั้งใจ คือส่วนหนึ่งของการสื่อสารที่มีคุณภาพ
เทคนิคการพูดในที่ประชุมหรือเวลานำเสนอความคิดเห็น
- เริ่มต้นด้วยคำขอบคุณหรือการทวนสิ่งที่อีกฝ่ายพูด เพื่อแสดงความใส่ใจ
- หากไม่มั่นใจ ใช้ประโยคว่า “อาจยังไม่ครบถ้วน แต่ขอลองเสนอแนวทางนี้ดู”
- หลีกเลี่ยงคำว่า “หนู”, “เราอาจไม่เข้าใจดี” ที่ลดความน่าเชื่อถือโดยไม่จำเป็น
สื่อสารในช่องทางออนไลน์อย่างมืออาชีพ
- ใช้คำขึ้นต้นที่เหมาะสม เช่น “เรียนคุณ…”, “สวัสดีครับ/ค่ะคุณ…”
- อย่าลืมตรวจสอบข้อความก่อนส่ง โดยเฉพาะเรื่องชื่อ ลิงก์ หรือคำที่อาจใช้ผิด
- ตอบข้อความให้ครบถ้วน ไม่สั้นเกินไปจนดูไม่ใส่ใจ
การตั้งคำถามแบบไม่ทำให้ใครรู้สึกกดดัน
แม้คุณจะยังใหม่ การถามเป็นเรื่องสำคัญ แต่ควรถามด้วยน้ำเสียงและจังหวะที่เหมาะสม เช่น:
- “ขอสอบถามเพิ่มเล็กน้อยในส่วนนี้ได้ไหมครับ/ค่ะ?”
- “เพื่อให้เข้าใจตรงกัน ขอสรุปแบบนี้ได้ไหมว่า…”
- “กรณีนี้ควรแจ้งให้ใครบ้างครับ/ค่ะ ก่อนเริ่มดำเนินการ?”
อย่ากังวลเรื่องภาษาเกินไป แต่ควรรักษาน้ำเสียง
ไม่จำเป็นต้องพูดหรือเขียนได้เพอร์เฟกต์ แต่ควรสื่อสารด้วยความตั้งใจและให้เกียรติ เช่น แม้จะใช้ภาษาสั้น แต่หากสุภาพและจริงใจ ก็สร้างความรู้สึกดีได้มากกว่าคำสวยที่ไม่มีเนื้อหา
การสื่อสารที่ดี คือทักษะที่สร้างความไว้วางใจได้เร็วกว่าอายุงาน หากคุณสามารถพูดหรือเขียนด้วยความชัดเจน เคารพ และเป็นตัวของตัวเองในจังหวะที่เหมาะสม การสื่อสารของคุณจะกลายเป็น “เสียงที่น่าฟัง” และทำให้คุณเป็นที่จดจำในแบบที่องค์กรต้องการ