มารยาทการสื่อสารกับ HR และผู้ว่าจ้าง

ไม่ว่าคุณจะสมัครงานในตำแหน่งใด องค์กรแบบไหน “มารยาทในการสื่อสาร” คือสิ่งที่ HR ใช้ประเมินความเหมาะสมเบื้องต้นของผู้สมัครอย่างสำคัญ บทความนี้จะพาคุณเข้าใจหลักการพื้นฐานของการพูดคุยอย่างมืออาชีพ เพื่อให้ทุกข้อความ ทุกสายโทรศัพท์ และทุกการตอบกลับ สร้างความน่าเชื่อถือ และส่งต่อความประทับใจได้อย่างยั่งยืน

1. ใช้ภาษาสุภาพและเหมาะสมเสมอ

ภาษาที่ใช้ในการติดต่อ HR ควรอยู่ในรูปแบบทางการ โดยเฉพาะในการเขียนอีเมลหรือแชตใน LinkedIn

• ขึ้นต้นด้วยคำว่า "เรียน" และลงท้ายด้วย "ขอบคุณค่ะ/ครับ"
• หลีกเลี่ยงคำย่อ สแลง หรือการใช้ Emoji
• ใช้คำว่า “ดิฉัน/ผม” แทนคำเรียกตัวเองที่ไม่เป็นทางการ

2. สื่อสารให้ตรงประเด็น ชัดเจน ไม่วกวน

พยายามตอบคำถามหรือส่งข้อความที่มีโครงสร้างชัด เช่น:

• แจ้งจุดประสงค์ก่อน → ต้องการยืนยันนัด, ติดตามผล, สอบถามข้อมูล
• อธิบายให้กระชับ → ไม่ต้องเล่าเรื่องเกินจำเป็น
• ลงท้ายด้วยความสุภาพ → เพื่อเปิดช่องให้ HR ติดต่อกลับได้สะดวก

3. อย่าลืม “ขอบคุณ” ทุกครั้งที่มีโอกาส

ไม่ว่าคุณจะได้รับโอกาสหรือไม่ การขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาคือสิ่งสำคัญที่แสดงถึงความเคารพต่อผู้อ่านและองค์กร

ตัวอย่าง: “ขอบคุณสำหรับโอกาสในการสัมภาษณ์ครั้งนี้ ดิฉันได้เรียนรู้มากและยินดีอย่างยิ่งที่ได้พูดคุยกับทีมค่ะ”

4. ไม่ตัดช่องทางสื่อสาร แม้ไม่ได้รับเลือก

หาก HR แจ้งว่าคุณไม่ได้รับคัดเลือก ควรตอบกลับด้วยถ้อยคำที่แสดงความเข้าใจ และรักษาน้ำเสียงเป็นมิตร เช่น:

ขอบคุณมากสำหรับการพิจารณา แม้ครั้งนี้จะไม่ได้รับเลือก แต่ดิฉันหวังว่าจะได้มีโอกาสร่วมงานกับบริษัทในอนาคตค่ะ

การแสดงทัศนคติที่ดีเช่นนี้ อาจทำให้ HR เก็บชื่อคุณไว้พิจารณาในรอบถัดไปได้

5. อย่าสื่อสารเกินความจำเป็น

เช่น การถามถึงผลสัมภาษณ์ถี่เกินไป หรือการส่งข้อความทวงถามระยะเวลาพิจารณาโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน สิ่งเหล่านี้อาจสร้างความกดดันให้องค์กรโดยไม่ตั้งใจ

คำแนะนำ: เว้นระยะให้เหมาะสม และติดตามผลเพียง 1–2 ครั้งอย่างมีมารยาท

6. สื่อสารด้วย “น้ำเสียง” ที่เปิดใจ ไม่ตัดสิน

ในการพูดคุย หรือแม้แต่การพิมพ์ข้อความ อย่าลืมว่าน้ำเสียง (Tone of Voice) มีผลต่อความรู้สึกของผู้อ่าน คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ดูเคร่งเครียด แข็งทื่อ หรือเรียกร้อง เช่น:

• “รบกวนตอบด้วยค่ะ” → เปลี่ยนเป็น “หากมีความคืบหน้าประการใด ดิฉันยินดีรอฟังข่าวนะคะ”
• “ยังไม่ได้รับการตอบกลับเลย” → เปลี่ยนเป็น “ขออนุญาตสอบถามความคืบหน้าเบื้องต้นค่ะ”

การสื่อสารกับ HR และผู้ว่าจ้าง ไม่ใช่เพียงการแลกเปลี่ยนข้อมูล แต่คือพื้นที่สะท้อนความเป็นตัวคุณในฐานะคนทำงาน การมีมารยาท ความสุภาพ และทัศนคติที่ดี จะช่วยให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่น ๆ และเป็นที่จดจำได้ในทางที่ดีค่ะ