เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการได้รับการติดต่อจาก HR

เมื่อคุณเริ่มส่งใบสมัครแล้ว อย่ารอเพียงอย่างเดียว แต่ควรเตรียมตัวให้พร้อมเสมอสำหรับการติดต่อกลับจาก HR การตอบรับอย่างมืออาชีพตั้งแต่ครั้งแรก ไม่เพียงช่วยสร้างความประทับใจ แต่ยังสะท้อนความพร้อมและความจริงจังของคุณต่อการสมัครงานนั้น ๆ บทความนี้จะพาคุณเตรียมตัวทั้งในด้านข้อมูล ทัศนคติ และพฤติกรรม เพื่อให้พร้อมสื่อสารกับ HR ได้อย่างมั่นใจ

ตรวจสอบช่องทางการติดต่อของตัวเอง

ก่อนอื่น คุณควรแน่ใจว่า HR สามารถติดต่อคุณได้อย่างราบรื่น โดย:

เช็กอีเมล – ใช้อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ เช่น ชื่อจริง ไม่ใช่ชื่อเล่นหรือคำแสลง
ตั้งค่าอีเมลให้ไม่พลาด – เพิ่มอีเมลโดเมนของ Job Board หรือบริษัทไว้ใน “รายการปลอดภัย” ป้องกันไม่ให้เข้า Junk
ตรวจสอบเบอร์โทรศัพท์ – ให้แน่ใจว่าเบอร์ที่ให้ไว้สามารถติดต่อได้ และคุณรับสายด้วยความสุภาพเสมอ
ตั้ง Voicemail – หากรับสายไม่ได้ ให้มีข้อความเสียงที่ดูมืออาชีพ เช่น “สวัสดีค่ะ คุณกำลังติดต่อ [ชื่อคุณ]... กรุณาฝากข้อความไว้ได้เลยนะคะ”

เตรียมข้อมูลสำคัญให้พร้อมใช้

เมื่อ HR โทรมา สิ่งที่คุณควรรู้หรือเปิดดูได้ทันที เช่น:

ชื่อบริษัทและตำแหน่งที่สมัคร – เพื่อไม่งงหรือตอบผิด
เวอร์ชัน Resume/Cover Letter ที่ใช้ – เตรียมพูดถึงสิ่งที่คุณส่งไป
วันเวลาที่คุณสะดวกสัมภาษณ์ – เตรียมตารางล่วงหน้า เผื่อถูกนัดทันที

เตรียมใจให้พร้อมรับสายแบบไม่คาดคิด

หลายครั้ง HR โทรหาโดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า ถ้าคุณรับสายแล้วอยู่ในสถานการณ์ไม่เหมาะสม เช่น อยู่ในที่เสียงดัง หรือไม่สามารถโฟกัสได้ ควรตอบกลับอย่างมืออาชีพ เช่น:

“ขออภัยค่ะ ขณะนี้ฉันอยู่ในสถานที่ที่อาจมีเสียงรบกวน ไม่ทราบว่าจะสามารถขอโทรกลับภายใน 15 นาทีได้ไหมคะ?”

การแสดงความสุภาพแบบนี้ดีกว่าการรับสายแล้วตอบแบบงง ๆ หรือพูดไม่ชัดเจนค่ะ

เตรียม “คำตอบพื้นฐาน” ไว้ล่วงหน้า

แม้จะยังไม่ใช่รอบสัมภาษณ์จริง HR อาจถามคำถามเบื้องต้นเพื่อคัดกรอง เช่น:

สนใจตำแหน่งนี้เพราะอะไร?
เคยทำงานลักษณะนี้มาก่อนไหม?
ว่างงานอยู่หรือยังมีงานประจำ?

การตอบอย่างกระชับ ตรงประเด็น และใช้ภาษาสุภาพ จะสร้างความประทับใจตั้งแต่ครั้งแรก

เตรียมโฟลเดอร์สำหรับการติดต่อกับ HR

นกแนะนำให้คุณสร้างโฟลเดอร์แยกไว้ในอีเมลและ Google Drive โดยเฉพาะ เช่น:

HR Contacts – บันทึกชื่อ เบอร์ อีเมล และบริษัทที่ติดต่อมา
Interview Schedule – จัดตารางนัดสัมภาษณ์พร้อมลิงก์หรือแผนที่
Documents Sent – เอกสารที่เคยส่งแต่ละบริษัท แยกตามชื่อบริษัท

มุมมองที่ควรมี: โทรศัพท์จาก HR คือโอกาส ไม่ใช่ความกลัว

หลายคนโดยเฉพาะนักศึกษาจบใหม่ อาจรู้สึกกังวลเมื่อต้องรับสายจาก HR แต่ถ้ามองว่าการติดต่อคือ "โอกาส" ที่คุณรออยู่ และคุณได้เตรียมพร้อมมาดี การพูดคุยในแต่ละครั้งจะเป็นก้าวสำคัญในการพาตัวเองเข้าใกล้งานในฝันมากขึ้นค่ะ

การเตรียมตัวให้พร้อมรับการติดต่อจาก HR คือการประกาศตัวว่า "คุณพร้อมแล้ว" ไม่ใช่แค่ในเอกสาร แต่ในการสื่อสารจริงทุกช่องทางที่มี อย่ารอจนถูกเรียกสัมภาษณ์แล้วจึงเริ่มเตรียม เพราะการเตรียมล่วงหน้า... คือสัญญาณของความเป็นมืออาชีพที่นายจ้างสัมผัสได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกค่ะ