เอกสารและข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

หลังจากตอบรับข้อเสนอการทำงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญไม่แพ้กันคือการเตรียมเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ เพื่อส่งให้กับฝ่ายบุคคลหรือ HR สำหรับการขึ้นทะเบียนเป็นพนักงานใหม่ หากคุณเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้ให้ครบถ้วนและถูกต้องตั้งแต่แรก จะช่วยให้ขั้นตอน onboarding เป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ล่าช้า และไม่เกิดปัญหาภายหลัง

เอกสารทั่วไปที่ใช้ในกระบวนการจ้างงาน

แม้แต่ละองค์กรอาจมีรายละเอียดปลีกย่อยแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปแล้ว เอกสารพื้นฐานที่มักต้องใช้มีดังนี้:

สำเนาบัตรประชาชน – ใช้สำหรับยืนยันตัวตน
สำเนาทะเบียนบ้าน – ใช้สำหรับการยื่นประกันสังคมและข้อมูลภายใน
วุฒิการศึกษา – สำเนาปริญญาบัตร หรือใบรับรองการจบการศึกษา
รูปถ่าย – ขนาดตามที่ระบุ โดยทั่วไปคือ 1 นิ้ว หรือ 2 นิ้ว
ใบรับรองแพทย์ – ต้องออกภายใน 1 เดือน และระบุว่าสามารถปฏิบัติงานได้
ใบผ่านงาน หรือหนังสือรับรองการทำงาน (ถ้ามี)
หนังสือรับรองการเกณฑ์ทหาร หรือ สด.9 / สด.43 (สำหรับผู้ชาย)

ข้อมูลอื่นที่ HR อาจขอเพิ่มเติม

นอกจากเอกสารทั่วไป องค์กรอาจขอข้อมูลส่วนตัวเพิ่มเติมเพื่อใช้ในระบบภายในหรือยื่นเรื่องกับหน่วยงานภายนอก เช่น:

ชื่อและข้อมูลของผู้ติดต่อฉุกเฉิน
บัญชีธนาคารที่ต้องการให้โอนเงินเดือน (ชื่อบัญชีควรตรงกับชื่อในบัตรประชาชน)
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำเนาทะเบียนผู้เสียภาษี (กรณีต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย)
ข้อมูลเกี่ยวกับการขอลดหย่อนภาษี เช่น บุตร บิดามารดา คู่สมรส
การเลือกใช้สิทธิประกันสังคม (เช่น รพ.ที่ต้องการใช้สิทธิ)

เทคนิคการจัดเตรียมให้พร้อมและประหยัดเวลา

เตรียมไฟล์เอกสารสำคัญในรูปแบบ PDF หรือ JPEG เก็บไว้ใน Google Drive หรือ Cloud ส่วนตัว
ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น “ID_card.pdf”, “Transcript_Nakornchai.pdf”
หากยังไม่ได้รับเอกสารบางอย่าง เช่น วุฒิการศึกษา ให้แจ้งฝ่าย HR ล่วงหน้า
ตรวจสอบวันหมดอายุของเอกสาร เช่น ใบรับรองแพทย์ ควรออกใหม่ก่อนส่ง

เอกสารที่อาจเกี่ยวข้องกับสัญญาจ้าง

ก่อนวันเริ่มงาน HR อาจให้คุณเตรียมตัวสำหรับการเซ็นสัญญาจ้าง ซึ่งอาจมี:

เอกสารสัญญาจ้างอย่างเป็นทางการ
เอกสารแนบท้าย เช่น ระเบียบองค์กร นโยบายการลา วันหยุด วันทำงาน
แบบฟอร์มยินยอมให้หักเงิน เช่น เบี้ยเลี้ยงล่วงหน้าหรือเงินประกันอุปกรณ์
แบบฟอร์มขอข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ประวัติสุขภาพ ประวัติการทำงาน

ควรเก็บสำเนาเอกสารไว้ด้วย

ทุกครั้งที่ส่งเอกสารใด ๆ ให้กับ HR ควร:

เก็บสำเนาไว้กับตัวเองหรือใน Cloud
ตรวจสอบว่ามีลายเซ็นหรือการรับรองสำเนา (ถ้ามี)
ขอรายชื่อเอกสารที่ต้องส่งทั้งหมดล่วงหน้า เพื่อไม่ให้ตกหล่น

การเตรียมเอกสารและข้อมูลส่วนตัวอย่างรอบคอบ คือส่วนหนึ่งของความเป็นมืออาชีพ และช่วยให้คุณเริ่มต้นงานได้อย่างราบรื่น ไม่เกิดปัญหาซ้ำซ้อน หรือความล่าช้าในเรื่องระบบภายในองค์กร เป็นจุดเล็ก ๆ ที่สร้างความประทับใจให้กับ HR ได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงานจริงค่ะ