โรงแรม: แผนกจัดประชุมและอีเวนต์ (Banquet & Event)

โรงแรมในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงสถานที่สำหรับการเข้าพักเท่านั้น แต่ยังเป็นสถานที่สำคัญในการจัดงานประชุม สัมมนา เวิร์กชอป งานเลี้ยง หรืองานแต่งงาน แผนกจัดประชุมและอีเวนต์จึงมีบทบาทสำคัญในการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าผ่านการวางแผนและบริหารงานอีเวนต์ให้ราบรื่นและมีคุณภาพ

แผนกนี้คืออะไร และมีบทบาทอย่างไร

แผนกจัดประชุมและอีเวนต์ดูแลทุกขั้นตอนของการจัดงาน ตั้งแต่การประสานงานกับลูกค้า การวางแผนการใช้พื้นที่ การจัดเตรียมอุปกรณ์ การควบคุมลำดับเหตุการณ์ ไปจนถึงการดูแลหน้างานในวันจริง งานของแผนกนี้ต้องอาศัยทั้งความเข้าใจในรายละเอียด และความสามารถในการจัดการสิ่งที่ไม่คาดคิด

ภารกิจหลักที่ต้องดูแลรับผิดชอบ

หน้าที่หลักของแผนกนี้ ได้แก่:

• รับความต้องการของลูกค้า และเสนอแพ็กเกจหรือแนวทางจัดงาน
• วางแผนการใช้พื้นที่ เวลา และทรัพยากรให้เหมาะกับรูปแบบของงาน
• ประสานงานกับทีม F&B, ครัว, แม่บ้าน, และ IT Support
• ควบคุมการจัดเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ และการบริการในวันงาน
• ติดตามผลหลังจบงาน และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า

การสื่อสารและการทำงานร่วมกับคนอื่น

แผนกนี้ต้องทำงานร่วมกับหลายฝ่ายในเวลาเดียวกัน เช่น ทีมขาย (ที่รับลูกค้ามา), ทีม F&B (ที่จัดอาหารในงาน), แม่บ้าน (ที่จัดห้องประชุม), และฝ่ายเทคนิค (ที่ดูแลระบบแสง เสียง จอภาพ) การสื่อสารต้องชัดเจน ตรงเวลา และมีความเข้าใจในบทบาทของแต่ละฝ่าย

ทักษะสำคัญและจิตวิญญาณของอาชีพ

งานจัดประชุมและอีเวนต์คือการ “จัดการทุกสิ่งเพื่อให้แขกไม่รู้ว่ามีปัญหา” ทักษะที่สำคัญ ได้แก่:

• การวางแผนและบริหารเวลาอย่างแม่นยำ
• ทักษะในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
• ความใส่ใจในรายละเอียดแต่ละขั้นตอน
• ความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดัน
• บุคลิกภาพที่น่าเชื่อถือและการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

ตัวอย่างสถานการณ์ที่พบเจอ

เช่น ลูกค้าแจ้งเปลี่ยนแผนผังห้องประชุมในเช้าวันงาน หรือเครื่องฉายภาพมีปัญหาในช่วงเวลาสำคัญ ทีมอีเวนต์ต้องสามารถจัดการและตัดสินใจได้ภายในไม่กี่นาที พร้อมประสานกับฝ่ายเทคนิคและบริการให้ทุกอย่างดำเนินต่อได้โดยไม่กระทบกับแขกหรือลำดับงาน

โอกาสเติบโตและการย้ายสายงานใกล้เคียง

สามารถเริ่มจากตำแหน่ง Event Coordinator หรือ Banquet Assistant แล้วเติบโตเป็น Event Manager, Director of Events หรือผันตัวเป็น Event Organizer อิสระได้ หากมีความสามารถด้านกลยุทธ์ สามารถย้ายสายไปบริหารโครงการ หรือ Customer Success ได้เช่นกัน

คุณเหมาะกับงานนี้หรือไม่

หากคุณเป็นคนที่ชอบจัดการ ชอบทำให้สิ่งที่ซับซ้อนออกมาราบรื่น และไม่กลัวการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า งานนี้อาจเหมาะกับคุณ โดยเฉพาะหากคุณมีความรับผิดชอบสูง ใจเย็น และสนุกกับการเห็น “ภาพรวมของความสำเร็จ” ในแต่ละงาน

แผนกจัดประชุมและอีเวนต์ คือเวทีเบื้องหลังที่ทำให้ทุกงานสำคัญดำเนินได้อย่างราบรื่นและประทับใจ หากคุณอยากมีบทบาทในการสร้างช่วงเวลาที่น่าจดจำให้กับลูกค้า และพร้อมเรียนรู้ทักษะจัดการแบบมืออาชีพ งานในแผนกนี้จะเปิดประตูให้คุณอย่างกว้างขวาง